Der größte Bremsklotz für Ihre Meetings: So werden Sie ihn wieder los.

Herzbergs Wachstums-ABC: U wie Updates.

Montags, halb zehn in Deutschland – ist bei Ihnen auch gerade Teammeeting? Was als wichtiges Element zur Teamsynchronisierung ins Leben gerufen wurde, entwickelt sich im wachsenden Unternehmen leicht zum Zeitfresser. Der Grund:  In den Meetings will jeder zeigen, wie viel er geschafft hat. Damit allein ließe sich noch leben. Viel schlimmer ist jedoch, dass daraus ein weiterer Effekt entsteht, der das Vorwärtskommen massiv ausbremsen kann.


Die größten Hürden in der Organisation von Unternehmenswachstum, gesammelt in meinem Wachstums-ABC – von A wie Autobahntunnel bis Z wie Zellteilung. Den gesamten Überblick finden Sie hier.


 

Wie Updates Ihre Meeting-Kultur aushöhlen.

Vielleicht kennen Sie das auch von Ihrem Teammeeting: jeder berichtet reihum, was in der letzten Woche passiert ist, und was seine Prioritäten für die kommende Woche sein werden. Man berichtet über Termine, Kundenbesuche, anstehende und vergangene Erfolge. Manch einer kommt nicht so schnell vorwärts wie geplant, und berichtet nochmal das, was er letzte Woche schon erzählt hat. Andere machen aus Mücken Elefanten und nehmen sich ausgiebig Zeit, alle vermeintlich wichtigen Details auszubreiten. Wichtige Entscheidungen werden ohnehin nicht getroffen, denn das Meeting bietet auch nicht das Forum dafür.

Rostiger Bremsklotz unter einem Autoreifen

Die Teilnehmerzahl verkleinern

Je größer das Meeting wird, desto höher sind die Anforderungen an die Moderation. Um effizient zu bleiben ist der wesentlich bessere Hebel daher die Größe des Meetings. Je kleiner der Kreis der sich abstimmt, desto enger die Zusammenarbeit, und desto konzentrierter kann der Austausch erfolgen. Wenn das Unternehmen nun weiter wächst, nimmt die Anzahl der kleinen Abstimmungsrunden aber immer weiter zu.

Wenn die Montagsmeetings immer kleiner werden, dann verlieren die einzelnen Teams zwangsläufig den Anschluss an das große Ganze. Also liegt der Schluss nahe, für mehr übergreifende Abstimmung zu sorgen, üblicherweise auch in Meetings. Da aber hier die Abstimmung noch weniger engmaschig ist, haben wir den gleichen Effekt, wie zuvor im Montagsmeeting. Nur eine Ebene höher und nicht mehr so oft, zum Beispiel einmal im Quartal.

Der unerwünschte Effekt: Stop and Go.

Die übergreifenden Quartalsmeetings sind aber nicht nur dafür da, um sich gegenseitig zu berichten, sondern auch um strategische Initiativen miteinander voranzutreiben. Weil aber die Abstimmung nur quartalsweise erfolgt, geraten gerade die nicht so dringenden Themen direkt nach dem Meeting in den Hintergrund, um zwei Wochen vor dem nächsten Treffen hervorgeholt und endlich bearbeitet zu werden.
Damit steckt die strategische Entwicklung eines Unternehmens permanent im Stop-and-Go, wie im Feierabendverkehr. Und das kostet Zeit und Energie. Wenn die Aufgaben ohnehin in nur zwei Wochen erledigt werden – wieso müssen sie dann für 2 1/2 Monate liegen bleiben? Wieviel schneller könnten wir unsere Ziele erreichen, wenn wir kontinuierlich daran arbeiten würden?

Meetings dürfen keine Bühne sein.

Ein wesentlicher Schlüssel liegt darin, Abstimmungsmeetings zu dem zu machen, was sie sein sollten. Treffen, um die nächsten Schritte zu synchronisieren. Sobald wir zu viel Raum dafür lassen, Aufgaben nachzuhalten und vermeintlichen Erfolgen zu lauschen, besteht immer ein Anreiz dafür, mehr darzustellen als wirklich erreicht wurde.

Als hilfreiches Werkzeug haben sich Online-Tools für Projekt- und Aufgabenmanagement, wie z.B. wrike, Asana und andere erwiesen. Probieren Sie es aus: Wenn Aufgaben für jeden sichtbar früher fällig sind, werden sie auch erledigt.

Bild: © animaflora – fotolia


Dr. Torsten Herzberg. Unternehmensentwickler, Vorwärtsbringer, Org-Hacker.
Meine Auftraggeber - sie haben ein tolles Team und starke Ideen. Und sie haben größeres vor. Sie entwickeln neue Strategien, treiben Innovationen voran, ihr Unternehmen wächst. Dabei ist es vor allem die eigene Organisation und ihr Zusammenspiel, das ihnen im Wege steht. Gemeinsam überwinden wir diese Grenzen und heben das Team auf ein neues Leistungsniveau. Wir machen Ziele und Ideen umsetzbar, bereiten die Organisation auf Wachstum vor, und entwickeln notwendiges Know-how. Mit welchen Fragen sie noch zu mir kommen, erfahren Sie hier.


 

Autor: Dr. Torsten Herzberg · Datum: 04. Januar 2016
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