Wer ein großes Gebäude betreibt, hat ein breites Themenspektrum zu beachten. Vom Energiemanagement über den Brandschutz, bis hin zur Ver- und Entsorgung, Reinigung, Zugangskontrolle und Vielem mehr. Wer das nicht selbst machen kann oder möchte, der wendet sich an einen Outsourcing-Dienstleister. Für ihn ist das Routine – so auch für meinen Auftraggeber. Da sein Geschäft aber schnell wuchs, waren die Prozesse zur Eingliederung eines oder mehrerer Objekte in die Standard-Abläufe essenziell. Insbesondere, weil die Schlüsselressourcen regelmäßig erst während der Integration aufgebaut werden konnten. Wie schaffen wir es, diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten?
Und wie sorgen wir dafür, dass die mehr als 650 Beteiligten bereits von Beginn an mit am Tisch sitzen und teilhaben können?
Mit dieser Frage wandte sich der COO an mich.
Was gab es zu tun?
Was geschieht, wenn das Unternehmen das Problem nicht lösen kann, so meine erste Frage. Zwei Dinge durften aus Sicht des COO nicht passieren: Dass sie ihren Auftraggebern gegenüber ihre Zusagen nicht einhalten können, und dass sie gesetzliche Verpflichtungen nicht einhalten. Das ist nur dann gewährleistet, wenn der gesamte Prozess unter Kontrolle ist, und wenn die Mitarbeiter aus allen Fachbereichen wissen, was dafür zu tun ist. Gesetzliche Vorgaben variieren von Land zu Land, und die Verträge sind von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Um diesen Prozess verbessern zu können, brauchten wir vielfältige Maßnahmen in den Abläufen, in der Systemwelt, aber auch bei Personalbeschaffung, Schulungen und Einarbeitungsprozessen von Mitarbeitern.
Die zentrale Frage war:
Wie schaffen wir es, auf direktem Weg diese Maßnahmen zu definieren, zu priorisieren und mit breiter Unterstützung umzusetzen?
Meine Aufgabe
Hierfür griffen wir auf die bewährte Management-Technologie meines Kooperationspartners Clever Together zurück. Was auf konventionellem Weg über viele Interviews und einer Reihe von Workshops abgebildet worden wäre, haben wir stattdessen in eine interaktive Crowdsourcing-Kampagne verlegt. Mit Hilfe eines eigens entwickelten Verfahrens wurden die Teilnehmer auf eine Diskussions-Plattform eingeladen, um dort in einen intensiven, geschützten und auf Freiwilligkeit basierten Austausch zu treten. Auf diese Weise wurde schnell sichtbar, wo der Schuh wirklich drückte: Dokumentation, Unterstützung durch Assistenzen, Datenablage, Systemlandschaft, Kommunikationsmittel, und einige andere mehr.
Meine Aufgabe war es, durch den Prozess zu führen, die Kampagne zu moderieren und auszuwerten, und gemeinsam mit dem Projektteam einen Maßnahmenplan zu entwickeln. Dieser wurde mit Vertretern der Crowd gespiegelt und verfeinert.
Das Ergebnis
Durch die breite Unterstützung für den Maßnahmenplan gelang es dem COO und seinem Team, erfolgskritische Projekte deutlich schneller zu initiieren, als dies auf klassischem Wege möglich gewesen wäre. Den Erfolg führen wir darauf zurück, dass die Maßnahmen zielgenau und validiert waren, und dass die Organisation bereits darauf vorbereitet war.
Der COO freute sich, denn die Zahl der eingesetzten Berater reduzierte sich von normalerweise 3 auf 1. Das Projekt war in einem Zeitraum von nur zwei Monaten abgeschlossen, anstatt wie normalerweise in sechs, und die Durchdringungsquote, also der Anteil der validiert aktiv und passiv Beteiligten, lag bei 60%.
Für eine solche Quote wäre auf konventionellem Weg ein massiv höherer Aufwand erforderlich gewesen.
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