Meetings, und was man sich davon erwarten kann.

Herzbergs Wachstums-ABC: M- wie Meeting-Erwartungen.

Wir haben sie alle gelernt, die Regeln aus dem kleinen Meeting-1×1: Wir brauchen eine Agenda, die Besprechung muss moderiert, und die Entscheidungen sollen protokolliert werden. Und niemals mehr Teilnehmer einladen, als von einer Pizza satt werden können! Sonst kommt nichts dabei heraus, so die Meinung der Experten. Ich kann einfach nicht glauben, dass das schlechte Image von Meetings einfach nur im Nichtbefolgen der Regeln begründet liegen soll. Jeder weiß doch, wie es geht!


Die größten Hürden in der Organisation von Unternehmenswachstum, gesammelt in meinem Wachstums-ABC – von A wie Autobahntunnel bis Z wie Zellteilung. Den gesamten Überblick finden Sie hier.


 

Meetings sind Management-Werkzeuge, die als solche weder gut noch schlecht sein können. Und von Werkzeugen erwarten wir uns, dass sie dabei helfen, ein Problem zu lösen. Wenn nicht, dann werden unsere Erwartungen enttäuscht. Das Ergebnis ist dann der übliche Denkfehler: Wir halten Meetings für schlechte Werkzeuge.

Stattdessen sollten wir uns besser fragen, was wir von Meetings erwarten können, und was nicht.

Meeting mehrerer Kollegen an einem Tisch mit Laptop und Blöcken.

Was Meetings ausmacht, und was wir von ihnen erwarten können.

Was wir in einer Besprechung erleben, ist immer ein Ausschnitt der Zusammenarbeit, meist sogar ein sehr kurzer. In der Realität fehlen zudem wichtige Teilnehmer, andere sind nicht vorbereitet, ein wieder anderer Teil äußert sich nicht offen. So können die meisten Aufgabenstellungen nicht in der verfügbaren Zeitspanne erledigt werden. Die Folge: Das perfekte Meeting gibt es nicht.

In einer Besprechung lässt sich jedoch sehr viel erreichen, wenn wir uns darauf einstellen und falsche Erwartungen über Bord werfen.

Falsche Erwartung Nr. 1: komplexe Entscheidungen treffen
Eine komplexe Entscheidung lässt sich nicht rational erfassen, und oft sind politische Prozesse oder persönliche Befindlichkeiten mit im Spiel. Ein Meeting ist dafür zu kurz. Sehr wohl möglich ist es jedoch, eine Situation zu bewerten und Gedanken auszutauschen. Wenn wir jemandes Rat oder Meinung erfragen, so müssen wir die Situation aus unserer Perspektive darstellen. Je besser wir das tun, und je mehr wir uns in unser Gegenüber hineinversetzen, desto spannender sind die Einblicke, die wir gewinnen können. Das lässt sich dann hervorragend nutzen, um komplexe Entscheidungen voranzutreiben.

Falsche Erwartung Nr. 2: Probleme analysieren
Um verzwickte Aufgabenstellungen zu verstehen, brauchen wir Informationen. Zuvor allerdings müssen wir erst einmal verstehen, welche Informationen überhaupt für eine Entscheidung relevant sind. Und dafür ist eine gute Vorbereitung erforderlich. In der Alltagsrealität sind die Teilnehmer aber selten vorbereitet. Stattdessen lässt sich ein Meeting hervorragend als Startpunkt für die folgende Arbeit nutzen, indem man Ideen sammelt und die nächsten Schritte synchronisiert.

Falsche Erwartung Nr. 3: Konflikte lösen
Konflikte gibt es im Unternehmen genug: um Ressourcen, um Aufmerksamkeit, und auch wegen persönlicher Befindlichkeiten. Sie entstehen aller Wahrscheinlichkeit nach jedoch bereits vor dem Meeting. Alles, was wir in einem Meeting erreichen können, ist es, den Konflikt aufzudecken. Gelöst werden muss er danach. Hervorragend geeignet sind Meetings dann wieder, um einen symbolischen Akt zu vollziehen. So lassen sich Konflikte offiziell beilegen, Verträge besiegeln oder strategische Entscheidungen beschließen.

So werden wir in Meetings wieder Herren unserer Zeit

Weil sich unsere Erwartungen nicht erfüllen und wir eigentlich etwas Besseres zu tun hätten, fühlen wir uns im Meeting nicht mehr als Herren unserer eigenen Zeit.

Hier hat sich ein Hilfsmittel bewährt, um den Teilnehmern Kontrolle über das Geschehen zu geben. Zu Beginn des Meetings frage ich: Was wollen wir heute tun? Und was wollen wir damit anfangen? Und zum Schluss stelle ich die Frage, ob wir das Geplante auch erreicht haben. So kann jeder die Ergebnisse mitbestimmen. Auf Dauer stellt sich so etwas wie ein sich selbst verbessernder Prozess ein.

Bild: © Rawpixel – fotolia


Dr. Torsten Herzberg. Unternehmensentwickler, Vorwärtsbringer, Org-Hacker.
Meine Auftraggeber - sie haben ein tolles Team und starke Ideen. Und sie haben größeres vor. Sie entwickeln neue Strategien, treiben Innovationen voran, ihr Unternehmen wächst. Dabei ist es vor allem die eigene Organisation und ihr Zusammenspiel, das ihnen im Wege steht. Gemeinsam überwinden wir diese Grenzen und heben das Team auf ein neues Leistungsniveau. Wir machen Ziele und Ideen umsetzbar, bereiten die Organisation auf Wachstum vor, und entwickeln notwendiges Know-how. Mit welchen Fragen sie noch zu mir kommen, erfahren Sie hier.


 

Autor: Dr. Torsten Herzberg · Datum: 26. Oktober 2015
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